Funktionsmodul Interne Archivierung

 
Archivierung

Interne Archivierung: Komfortables Ablagesystem

„Wo gehobelt wird, fallen Späne“, so lautet das bekannte Sprichwort. Im Bereich der Sachbearbeitung in allen Gebieten des Sozialwesens, von Grundsicherung über Pflege bis hin zur Eingliederungshilfe, aber auch im Wohngeld und im Asyl-Bereich, sind diese „Späne“ meist in Form von Dokumenten zu finden. Früher entstand somit eine Menge Papier, das seinen Platz in der Akte im Hängeregister fand. Im Zeitalter der EDV sieht das natürlich anders aus, komfortable Ablagesysteme sind hier möglich, aber auch notwendig – schließlich wird die Zahl der Dokumente nicht weniger. Lediglich das Format ändert sich.

Dokumentenmanagementsysteme

Viele Kunden planen, oftmals seit Jahren, die Einführung eines echten DMS (Dokumentenmanagmentsystems). Einem solchen System wollen wir keine Konkurrenz machen. Die Hersteller solcher Verfahren sind an zahlreiche Normen gebunden und müssen Voraussetzungen erfüllen, die in einem Fachverfahren für die Sachbearbeitung kaum oder gar nicht abbildbar sind. Kunden, die ein DMS im Einsatz haben, können dieses mittels Schnittstelle an Care4 anbinden. In unserem Verfahren erzeugte Dokumente können dann vollautomatisch an das DMS transferiert und dort gespeichert werden.

Dokumentenmanagement "Light"

Für diejenigen Kunden, die noch kein DMS besitzen, ist unser Modul Interne Archivierung eine sinnvolle Alternative. Aus Care4 erzeugte Dokumente können mittels Mausklick (auch gerne standardmäßig voreingestellt) in der Care4 Datenbank abgelegt und mit der jeweiligen Akte verknüpft werden. Ein Revisionssystem schützt dabei vor Änderungen abgelegter Dokumente. Zudem können auch Daten aus anderen Quellen zusammen mit Akten in Care4 gespeichert werden, beispielsweise Gutachten oder Schreiben Dritter.